סיכום הכנס שהיה ע”י מישהו שלא היה בו

אתמול היה אוגוסט פינגווין. ביום שלישי עברתי דירה, ולפני כחודש עברנו משרד. הסיבה שאני כותב רק עכשיו היא שעד עכשיו, פחות או יותר, ישנתי. טוב, לא רק. רציתי גם לשמוע קצת תגובות של הבלוגים.

בשתי מילים – מבחינה ארגונית היה כנס נפלא. מבחינת תוכן היה כנס מוצלח למי שהתוכניה דיברה אליו, אבל התוכניה לא הצליחה לקלוע מספיק נכון לקהל היעד.

אם אתם לא רוצים לשמוע על כל התקלות הקטנות, אל תלחצו על הקישור שאומר המשך.

אז אחרי הפוסט המאוד אופטימי (אבל שאמר שברור שיהיו בעיות) לפני חודש, היה ברור שיהיו בעיות 🙂

הכל הלך בסדר עד, בערך, לפני שבוע. בגלל שילוב של גורמים התחלנו להוריד לדפוס את הפולדרים (הקרטונים שמחלקים בכניסה לכנס) רק ביום ראשון. בכלל, כל הפולדרים מהווים אחוז מאוד גבוה מהוצאות הכנס, דורשים תיאום והמון זמן להדפסה, ובסוף אף אחד לא משקיע בהם מחשבה. היינו מוותרים עליהם, אבל הם הדבר שמאפשר לספונסרים לקבל את החשיפה שהם שילמו עליה, ועל כן הם, בסופו של דבר, רווחיים.

לאחר שהבנו שפולדרים לא יודפסו בזמן, חיפשנו פתרונות אחרים. הפתרון שהתקבל היה לקנות פולדרים מוכנים ריקים, ולהדפיס מדבקות בגודל A4 ולהדביק עליהם. לא זו בלבד שהפתרון הזה מאפשר לקבל את הפולדרים בזמן, אלא שהפתרון הזה יוצא, מבחינת עלויות הדפסה, הרבה יותר זול. מצויין, לא?

התשובה היא “תלוי כמה עולה שעת עבודה של להדביק”, כמובן 🙂

בהתחשב בזה שהבנו שצפויה הרבה עבודה, ביקשתי מכל עובדי לינגנו שיכלו להתפנות מלהיות אצל לקוחות להגיע, וגם מכל מי שאני מכיר (רק דותן מזור הגיע, ולדעתי הוא לקח חופש כדי לעשות את זה). ובזאת הם התיישבו (מ’, מקסים ודותן) להדביק מדבקות על הפולדרים, ולהכניס את החומרים מנותני החסות. בנתיים, אני ניסיתי לארגן את ההרצאה שלי (סיכום שנה עמותת “המקור”), ושלומי לובטון ישב כדי ליצור את מערכת עדכון הפרטים.

הסבר – עד השנה זה היה הנוהג הנפוץ לרישום חברים חדשים לעמותה. אנשים היו עומדים בתור להרשם לכנס, ובנתיים מוצאים משטח פנוי ועט כדי למלא עליו את הפרטים האישיים שלהם לצורך רישום לעמותה. בעמדת הרישום היו לוקחים מהם את הטופס ואת דמי החבר, ונותנים להם קבלה. כמובן שהיה נוצר תור ארוך של אנשים שהיו מתחילים למלא את הטופס רק אחרי שהגיעו לעמדה, ועל כן מעכבים את האנשים האחרים שרצו למלא טופס פרטים, וכן הלאה. במהלך הזמן השיטות השתכללו (למשל, לפני שנתיים נשאל כל מי שהתקרב אם הוא מתכוון להרשם לעמותה, ואם כן הופנה לשולחן אחר), ובהחלט היה שם שיפור.

מה שמביא אותנו לבעיה השניה – לאחר הכנס עמדו המארגנים מול ערמה של טפסים. לא כל הטפסים היו בכתב קריא. לא את כל הטפסים ניתן היה להצליב מול קבלת התשלום. היו לא מעט מקרים של אנשים שמילאו טופס ולא נרשמו לעמותה מעולם בגלל זה. אם נוסיף לזה את העיכוב הרגיל במשלוח כרטיסי החבר נקבל שאפילו את הדבר המינימלי, אישור חברות בעמותה, היו אנשים שלא קיבלו.

השנה החלטתי שהדברים יראו אחרת. השאיפה שלי (שבחלקה הגדול עמדנו) היתה שאנשים יקבלו את כרטיסי החבר שלהם לפני סיום הכנס. זה דרש כמה פעולות שכיאה לכנס ישראלי בוצעו ברגע האחרון :-).

החלק הראשון של ביצוע השאיפה הזו שלי היה לדאוג שלא נתצטרך להקליד את הפרטים האישיים של אף אחד. הדרך לעשות את זה היתה להושיב את שלומי לובטון לכתוב מערכת שמתממשקת אל מסד הנתונים של חברי העמותה. ליד עמדת הרישום לכנס עמדו שלושה מחשבים ניידים בתצורה של קיוסק. כל מי שרצה להרשם או לחדש חברות ניגש למחשב. במקרה של מצטרפים חדשים, הם פשוט הזינו את הפרטים האישיים שלהם ישירות אל תוך מסד המידע, וקיבלו על המקום את מספר הידיד שלהם. כל מה שנשאר להם לעשות הוא לגשת לעמדת הרישום ולשלם תוך ציון מספר החבר שלהם, בלי בעיות של הבנת כתב יד, מציאת עט או שגיאות הקלדה.

במקרה של משתמשים קיימים אפשרנו כמה צירופים שבעזרתם יכל חבר למצוא את הנתונים שלו עצמו. בעיקרון, אם אדם יודע הן את מספר החבר שלו והן יודע לאמת את מספר תעודת הזהות שלו, החלטנו שזה יהיה מספיק כדי להחליט שהוא באמת הוא, ולאפשר לו לעדכן את שאר הנתונים. לגבי חברים בעמותה יש דרישה של חוק העמותות שנחזיק את מספר תעודת הזהות של כל החברים, ועל כן זה הספיק. לגבי אחרים, יש אפשרות שמספר תעודת הזהות שלהם בכלל לא מוזן במערכת. לא רציתי לחייב ידידים להזין מספר תעודת זהות, אז במקום זה ביקשנו מהם לאמת פרטים אחרים, כמו שם או אימייל כנגד מספר החבר. במקרים יוצאים דופן אנשים ניגשו לדותן, שישב במקום והיתה לו גישה למאגר המלא.

בין השאר כתוצאה מהמהלך הזה, לא היה תור בעמדת הרישום. כל מי שהגיע נרשם באופן כמעט מיידי. היו בעיות שלא חשבנו עליהן מראש במערכת ששלומי כתב (ביום שלפני), אבל בסך הכל היה מדובר בהצלחה, לדעתי.

כמובן שבזאת לא נגמרו צרותינו. החולצות של הכנס היו מוכנות רק ביום חמישי בחמש, אבל ניתן היה לאסוף אותן רק עד חמש וחצי. בגלל שהשליח של בית הדפוס עובד עם אופנוע, הם לא יכלו לשלוח אותן אלינו. שלחנו את מקסים לצלול אל תוך הפקקים של יום חמישי בדרך לתל אביב וחזרה, פעולה שהוא עשה בהירואיות מרשימה.

אני מצאתי את עצמי עם ראשי פרקים של חומר שאני רוצה לדבר עליו בהרצאת הפתיחה (לנסות להביא לידי מודעות את מה שהעמותה עשתה בשנה האחרונה – זאת אחת המטרות של כנס שנתי, אחרי הכל). הבעיה היתה שלא היה לי זמן להתחיל להכין שקפים, ואפילו לא היתה לי תבנית מצגות של עמותת “המקור”. בהתחלה חשבתי פשוט לשים את הלוגו של העמותה בגדול על המסך ולדבר בלי שקפים, אבל אז ראיתי שאפשר פשוט למצוא תמונות מייצגות למה שרציתי להגיד.

מה שהשאיר רק דבר אחד – כרטיסי החבר. זכור לי במעומעם שאת הדור הראשון של כרטיסי החבר יצרתי באמצעות חיבור של אופן אופיס ישירות למסד הנתונים של החברים, אבל לא הצלחתי להזכר איך עושים את זה. אחרי קצת חיפושים מצאתי איך מייצאים את מסד הנתונים בחתך הרלוונטי לקובץ CSV, וליצור ממנו מסד נתונים במבנה open office base. אחרי עוד קצת מאמץ הצלחתי ליצור מצב שבו הוא מייצר 12 כרטיסים בדף אחד. לא היתה לי הפרדה בין חברים לידידים, אבל יותר טוב מכלום. בשלב זה היה כבר 12 בלילה, ואני שמרתי והלכתי לישון.

רק עוד נקודה אחת קטנטנה. לקראת ערב מתקשר אלי רם-און, שהיה אמור לתת את ההרצאה על שינוי העולם באמצעות זמן פנוי, ומוסר לי שהוא (אוקיי, זוגתו) אמורה ללדת בכל רגע, ובכלל לא בטוח שוא יוכל לתת את ההרצאה שהוא היה צריך לתת. חשבתי על כמה חלופות. היה אפשר לתת את ההרצאה על תור שנתתי בחייפוקס לפני כמה חודשים, דותן הציע לתת הרצאה על קוד פתוח בשילוב עם עסקים, ויונתן בן אברהם הציע הרצאה שניתנה על שילוב של moodle באוניברסיטה (ע”י מי שעשתה את השילוב, כולל בעיות שצצו וחישובי כדאיות). בסופו של דבר רם און הצליח להגיע (גם אם רק להרצאה שלו), והבעיה נפתרה.

תוך כדי שינה בא לי איך להפריד בין ידידים לחברים בלי להפוך את כל המערכת על פיה. וקמתי עם שיר חדש בלב, ואני ומ’ שמנו פעמינו לכיוון בית ציוני אמריקה.

כמובן שלמרות שהם אמרו לנו שאחנו יכולים לפרוק ציוד החל מ-7 בבוקר, לא היה שם מי שיקים לנו את השולחנות עד 8, מה שאמר שהראשונים להגיע היו צריכים לחכות קצת.

נובל ביקשו שתי שולחנות. אחד בשביל מכללת הי-טק שמכרה קורסים של נובל, והשניה בשביל אתר Chameleon. לא ברור לי בדיוק למה, אבל הבקשה שהשולחנות יהיו צמודים לא הגיעה עד אלינו. כתוצאה מכך, ומהעובדה שתומר מ-Chameleon הגיע מאוחר יחסית, לא היה לו מקום ליד השולחן של מכללת הי-טק. אני לא בטוח מי זה היה שטיפל בזה בהתחלה, אבל בשלב כלשהו הגיע עמית כהן מנובל ופשוט התחיל לצעוק ולאיים בתביעות משפטיות. בשלב כלשהו מ’ הצליחה לארגן להם שולחנות צמודים (תוך הזזת כל שולחן האוכל), והוא פשוט הסתובב והלך. לא הייתי מעלה את זה בכלל בפורום הזה, אלא שאנשים שמו לב ותהו על פשר הצעקות, אז חשבתי לבצע גילוי נאות.

בהרצאת הפתיחה אמרתי שאנחנו מקווים לסיים את כל כרטיסי החבר לפני סיום הכנס, מה ששם עלי לחץ לדאוג שזה יקרה. כמובן שהשינוי שהתכוונתי לעשות כדי להפריד חברים מידידים שבר את ההדפסה, ובילית את רוב הזמן של ההרצאות בחוץ, בנסיון לפתור את הבעיה. בסיכומו של הכנס הצלחנו, אכן, להכין אחוז מאוד גדול מכרטיסי החבר, אבל בגלל שהוכנו מאוחר, רובם לא חולקו בסופו של דבר, וחבל. מייד אחרי שנחזור מהחופשה אני מקווה שנצליח לשלוח את כל כרטיסי החבר הנותרים לבעליהם החוקיים, במהרה בימינו אמן. בתקווה, בכנס הבא כרטיסי החבר יהיו מוכנים עוד לפני ההפסקה הראשונה.

בסופו של דבר, אני מאוד מקווה שהחברה של מועדון הלינוקס הירושלמי יפרסמו את הוידאו של ההרצאות באינטרנט, ולו רק בגלל שכל הזמן התרוצצתי, ופשוט לא הצלחתי לשמוע אף הרצאה כמו שצריך 🙁

סיכום הכנס

יש כמה מדדים שעל פיהם אני מודד את ההצלחה של הכנס. נתחיל במדדים לאיכות התכנים:

  • כמה אנשים הגיעו לכנס
  • מבין אלו שהגיעו, כמה היו בתוך ההרצאות
  • אילו תגובות שומעים מבאי הכנס

לגבי איכות הארגון:

  • מה גודל התור בזמן ההרשמה
  • עד כמה סוטים מלוחות הזמנים המתוכננים
  • כמה בלאגן יש בכלל

ומדדים כלליים:

  • משובים ישירים עד כמה אנשים נהנו
  • כמה באזז נוצר בבלוגוספירה

על פי מה שאני קורא את המדדים האלו, אני יכול להגיד:
– איכות התכנים – התכנים היו טובים, אבל לא היו מספיק מיועדים לקהל המטרה המלא של העמותה. כמות המגיעים היתה קטנה מין הצפוי (בערך 150 איש הגיעו בסופו של דבר). זה לא מספר זניח, אבל זה יחסית מעט לכנסים קודמים. התגובות של מי שישב ושמע את התכנים היו, בסופו של דבר, חיוביות (אני לא יודע איך לשקלל את התגובות המזלזלות של אנשים בדיון הזה שנראה ברור מההקשר שהם ישללו כל דבר, לא משנה מה).

ברור לגמרי שהכנס השנה לא ייצר התלהבות. מצד שני, חוץ מהתכנים, לא ברור איך אפשר היה לעשות יותר טוב. הרבה אנשים התאכזבו מהעדר תחרות ההאקינג, אבל בלי מישהו (ראו הרצאה של רם-און) שירים תחרות כזו, לא תהיה אחת. מכיוון שאף אחד לא הרים את הכפפה, לא היתה תחרות וזהו.

הרמה המנהלתית היתה בסדר גמור. יש מה לעשות יותר טוב, אבל אלו לקחים שבהחלט ילמדו (פולדרים מודפסים מוקדם יותר, לשים מדבקות כדי שאנשים יוכלו להדביק לעצמם תוויות שם אם הם רוצים, להתמודד עם ספונסרים, לתקן את הבאגים במערכת עדכון הפרטים). בסך הכל מהרמה הזו אני מרוצה.

מרמת התכנים אני גם מרוצה, אבל אני לא מרוצה מהכיוון שנבחר (במילים אחרות – המרצים היו בסדר, מי שבחר את הכיוון, כלומר אני, פחות). השאלה היא מה לעשות.

צריך למצוא איזה איזון. אפשרות אחת היא כנס מעורב. הבעיה היא שהכנס הזה הכיל תכנים טכנולוגיים (OLPC, OpenOffice) בכמות לא פחותה מאשר, למשל, הכנס הקודם (כ-220 איש – בערך 50% יותר אנשים). בהחלט ייתכן שהשם שיצא לכנס הזה ככנס לא טכנולוגי פגע בו, אבל אני כן הייתי רוצה לראות משהו שיכסה כיסוי יותר רחב. ללכת על טכנולוגי לגמרי זה לא הפתרון, לדעתי. אולי, לאור זה שהצד המנהלי הלך טוב השנה, הפתרון הוא להרים כנס של שני מסלולים.

לחליפין, ואני לחלוטין פתוח לאפשרות הזו, הפתרון יכול להיות שאני ארד מתפקיד המארגן ואתן למישהו אחר לארגן את הכנס של שנה הבאה. מה שאנשים חייבים להבין, אבל, זה שיש תנאי מקדים שחייב לקרות בשביל שזה יקרה – מישהו אחר צריך לצעוד קדימה ולהתנדב לתפקיד! נסיון שנה שעברה מראה שכמות הקופצים לא גדולה במיוחד.

שחר

נ.ב.
כן, אני באמת מאמין שזה היה נחמד אם לא היה צריך עור כל כך עבה לחיצי עלבונות בשביל לבצע תפקיד בקהילת הקוד הפתוח. אני פשוט התייאשתי מכך שזה אי פעם יקרה.
ש.

מאת

שחר שמש

מייסד–שותף וחבר ועד בתנועה לזכויות דיגיטליות מייסד שותף בעמותת „המקור”. פעיל קוד פתוח. מפתח שפת התכנות Practical

13 תגובות בנושא “סיכום הכנס שהיה ע”י מישהו שלא היה בו”

  1. יש מערכת פשוטה ומהירה לייצור כרטיסי החבר שכתובה ב- LaTeX. הסברתי לדותן בפרוט את אופן השימוש במערכת. הרעיון הבסיסי הוא שיש Makefile שעושה את הכל, מוריד קובץ CSV עם כרטיסים שיש לייצר ומוציא PDF עם הכרטיסים המוכנים.

  2. פינגבאק: Bits Blitz
  3. השאיפה היא להעלות את הסרטים לאתר המראה של איגוד האינטרנט לאחר עריכתם ע”י ערן וגיא.

  4. – באמת הורגש שהארגון היה מוצלח.
    – למרות ששקלתי האם להגיע עקב האופי של ההרצאות, ההרצאות שהיו כן הצליחו לעניין אותי ברובן.
    – הייתי שמח לדעת מה קרה מאוחרי הקלעים של ההרצאה שהעביר חיים רביה.

  5. אה, לא מאוד מסובך (בהנחה שאתה מדבר על משהו שאני יודע).

    פשוט שכחתי לכלול אותה בסדר היום, על אף שהיא היתה מתוכננת מראש. זאת על אף שהוא הזכיר לי לפחות פעם אחת.

    שחר

  6. שחר, זה האוגוסט פינגווין היחיד שהייתי בו, אבל ממש אין לי תלונות. היה כנס מעניין מאוד, וגם ההרצאות היו מעניינות מאוד (חלק יותר וחלק פחות, אבל עדיין מאוד נהנתי).

    פגשתי כמה אנשים שאני מכיר ומלא אנשים חדשים.

    לא מכיר את האנשים שאמרו דברים רעים, אבל בכנס כל מי ששמעתי נהנה מאוד. זה מאוד פשוט לשבת ולהעביר ביקורת ועוד יותר פשוט להטיח עלבונות בלי סיבה, אבל אתה הרמת אחלה כנס, שזה ממש לא דבר פשוט, ולפי מה שהבנתי מאנשים שהיו בשנים קודמות הוא היה מאורגן הרבה הרבה יותר טוב. אתה צריך להתגאות ולא לשים לב לכל סוג של ביקורת לא בונה.

    אני מאוד מודה לך על הכנס, בהחלט עשה לי את השבוע 🙂

  7. It sounds like you could have avoided some mishaps if you documented procedures and materials from previous years.

    As far as I’m aware, part of the Linux Conf Australia procedure is:
    1. The team that organizes next year is already well known when the current year’s conference is taking place (not that I expect this in August P but just mentioning as a context for the rest).
    2. When the LCA is over, the current year’s organizers “pass the torch” to the next year, with a meeting of conclusions of the organization and I think also a thick folder of advise and materials used to organize all the previous conferences (it’s being built up since LCA began).

    To follow this procedure for August P – setup a wiki+svn (did someone say “Trac”?) with all the code, documents, bits of advise, that you can think off.

    Thanks for giving the huge sacrifice that the organization requires from you. Good luck next year.

    A

  8. זו לא הפעם הראשונה שנובל עושים כזה רעש ובאים בתלונות על כל פסיק. אני הייתי מאכיל אותם בדייסה של עצמם בשנה הבאה ופשוט מסרב לקבל מהם מימון.

  9. היי שחר,

    למרות שלא הגעתי – מישהוא היה חייב להשאר עם הילדה שכבר יצאה לחופש… הבנתי שהיה כנס מאוד מוצלח! – לפחות לדברי גלעד הכנס שהוא הכי נהנה בו.

    לגבי הפולדרים בעיה ידועה – בכנס AP3 שארגנתי – ובו המצאנו את עניין הפולדרים כדי לתת ענין לנותני החסות גם הבנו שזה מאוד יקר להדפיס את הפולדרים וזה גם הרבה עבודה, אז באמת הדבקנו מדבקות – ואז נוחכנו לדעת שזה בשורה התחתונה בעצם יקר בהרבה עקב כמות העבודה (אז היו כמעט 400 משתתפים!!), אז בשנה שאחרי כבר הדפסנו – (שלא לדבר שפחות מחודש לפני ילדתי בלידה מאוד קשה את ביתי, וחוץ מההתאוששות הפיזית גם לא ישנו בלילה, ולא גרנו בבית- אלה על ארגזים במקום זמני וצפוף בלי אינטרנט …) אז הדבקות לא בא בחשבון,
    בשנה שעברה אני דאגתי לכל הנושא הזה – ואתה שחשבת כנראה שמדובר בכלום ושום דבר שחכת אפילו בתודות למי שעזר שנשאת בכנס להזכיר בחצי מילה את עזרתי – בפעם הבאה שמישהוא יקח את זה על עצמו אתה בטח לא תשכח.

    עניין אחרון לגבי להעביר את השרביט – באמת עניין מסובך – הרי כבר ניסינו לעשות את זה קודם רק שמי שלקח את השרביט החזיר אותו פחות מחודש לפני.. וכך אם לא היית לוקח את הפיקוד לא היה כנס בכלל – וכמובן יש אנשים שלא מעריכים במיוחד אלו שכותבים הרבה ביקורת.. וחושבים שדברים צריכים להעשות ומגיע להם ולא מבינים שהכל בהתנדבות ואף אחד לא חייב להם כלום ואם אנשים כמוך לא יעשו פשוט לא יהיה, כך שבסופו של דבר מי שתמיד עשה ימשיך לעשות ומי שלא לא, אני מקווה שמתי שהוא יגיעו אנשים חדשים שגם ישתתפו בעשיה.

  10. א. תודה

    לפחות לדברי גלעד הכנס שהוא הכי נהנה בו

    זה לא בהכרח אומר כלום. גם אני נהנה הרבה יותר בכנסים שאני לא מארגן 😉
    עדיין, תודה על המחמאה.

    מדבקות הדבקנו כי לא היתה ברירה. למען האמת, מבחינה כלכלית טהורה, העובדה שמדובר בכוח עבודה מתנדב עושה את זה זול יותר. עדיין, לא עבודה כייפית במיוחד.

    ואתה שחשבת כנראה שמדובר בכלום ושום דבר שחכת אפילו בתודות למי שעזר שנשאת בכנס להזכיר בחצי מילה את עזרתי

    למען האמת, המצב היה קצת יותר מורכב מזה. מהחודש שציינת בתור הזמן מרגע שלקחתי על עצמי את הארגון צריך להוריד בערך שבוע שבו התאוששתי מהטיפול הכימותרפי האחרון שלי (שהיה אחרי שלקחתי על עצמי את הארגון). כמו כן, צריך לזכור שלא אני אמרתי את התודות בפועל (לא אני הנחיתי את הכנס שנה שעברה). בקיצור, בהחלט יכול להיות שנשכחת, ואפילו יכול להיות שזו היתה אשמתי, ועל כן סליחה, אבל אני פשוט לא זוכר מה היה 🙂

    לגבי דם חדש – אני לא מסכים שאין. יש אנשים טובים כל הזמן, והם מוכנים להתנדב ולעשות. מי שרוצה לעשות יכול למצוא מה בלי בעיות מיוחדות 🙂

    שחר

סגור לתגובות.